Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya transaksi bisnis suatu perusahaan tentu akan meningkat pula penggunaan kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam pertukaran informasi, kebutuhan akan bertambah jumlah personil yang sekaligus juga berarti menambah beban keuangan dalam perusahaan. Fakta-fakta ini telah menyebabkan ketidakefisienan dalam dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan pertukaran informasi bisnis. Persoalan di atas tentu harus kita cara jalan keluarnya agar efisiensi dalam transaksi bisnis dapat ditingkatkan. Kehadiran internet menjadi sebuah jawaban untuk mengatasi berbagai problema di atas. Namun, jaminan keamanan dalam transaksi melalui internet telah menimbulkan kekhwatiran orang untuk bertransaksi melalui media maya ini. KehadiranElectronic Data Interchange (EDI) telah menjadi salah satu solusi untuk membuat keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi tersebut.
EDI adalah pertukaran data komputer antar aplikasi melintasi batas-batas organisasi, sehingga intervensi manusia atau interpretasi atas data tersebut oleh manusia dapat ditekan seminimum mungkin. Akibatnya data dalam EDI tentunya harus dalam format terstruktur yang bisa dipahami oleh masing-masing komputer.
EDI (Electronic Data Interchange) merupakan suatu sistem yang memungkinkan data bisnis seperti dokumen pesanan pembelian dari suatu perusahaan yang telah memiliki sistem informasi dikirimkan ke perusahaan lain yang telah memiliki sistem informasi.
EDI juga merupakan mekanisme untuk pertukaran data-data untuk keperluan bisnis secara elektronis. Adanya EDI dapat mempercepat proses bisnis. Kelemahan EDI adalah implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Dengan adanya Internet, mulai muncul EDI (over) Internet, dan Open EDI yang diharapkan dapat menekan biaya dengan menggunakan Internet.
Salah satu aplikasi penggunaan EDI dalam membantu sistem infrormasi seperti yang dilakukan oleh pemerintah. Dalam jangka panjang, usaha pemerintah untuk meningkatkan cadangan devisa harus didukung oleh kegiatan ekspor. Oleh karena itu, kegiatan ekspor harus digalakkan. Berkaitan dengan hal tersebut, maka pelabuhan, khususnya jasa pelayanan kepabeanan yang berada di pelabuhan, memegang peranan penting untuk menjamin kelancaran arus barang. Sebagai salah satu usaha untuk memperlancar arus barang di pelabuhan diterapkan sistem Electronic Data Interchange ( EDI). Sistem ini diharapkan dapat menggantikan secara berangsur-angsur Billof Lading (Cognosement).Sistem EDI ini akan diterapkan diseluruh Indonesia dengan proyek percontohan yang dimulai di Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya.
Meskipun penerapan sistem EDI ini belum murni “paperless system” karena masih rnenyertakan dokumen kertas lain (B/L) namun sistem ini merupakan sistem yang efektif dan efisien. Dengan sistem EDI, importir dapat mencek atau memerintahkan transfer atau pemindahan barang-barang impornya lewat sambungan komputer di kantornya, tanpa harus kontak langsung dengan aparat Bea dan Cukai di lapangan. Dengan sistem ini hanya butuh waktu 4 jam untuk pengurusan dokumen kepabeanan, sebelumnya butuh waktu 3 hari. Sehingga hal ini akan dapat mempercepat kelancaran arus barang dan dokumen di KIBC Tanjung Perak Surabaya yang per harinya terdapat 30 – 40 PIB (Pemberitahuan Impor Barang) atau 1300 PIB per bulan.
Selain itu juga sistem ini dapat mengurangi biaya sewa gudang, karena SPPB (Surat pemberitahuan Pengeluaran Barang) cepat keluar bahkan SPPB ini dapat langsung dicetak/diprint di komputer kantor perusahaan yang bersangkutan, dan perusahaan bisa langsung mengambil barangnya di gudang. Pemakaian sistem EDl ini, juga akan menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized” yaitu antar aplikasi komputer-antar perusahaan dengan menggunakan standar tertentu yang disepakati bersama. Sistem EDI ini juga dapat mengurangi praktek KKN (Korupsi, Kolusi dan Nepotisme) khususnya yang berkait dengan pengurusan PIB (Pemberitahuan Impor Barang) karena dengan sistem ini antara pengguna jasa sistem PIB – EDI dengan petugas KIBC tidak perlu bertatap langsung. Selain itu juga EDI dapat dimanfaatkan untuk kegiatan industri dan keuangan.
Adapun kendala-kendala yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:
1. Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
2. Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
3. Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.
Jadi saya dapat menyimpulkan bahwa EDI ( Electronic Data Interchange ) ini merupakan salah satu perkembangan teknologi yang berkaitan denga Sistem Informasi Manajemen.
Salah satu aplikasi penggunaan EDI dalam membantu sistem infrormasi seperti yang dilakukan oleh pemerintah, yaitu untuk memperlancar arus barang di pelabuhan. Pemakaian sistem EDl ini, juga akan menghindari “human error” dalam pemasukan data, karena pertukaran data/dokumen semuanya dilakukan secara “Computerized”. Selain itu, sistem EDI dapat mengurangi adanya praktek KKN, dan lain sebagainya.
MACAM-MACAM EDI
Definisi EDI Ritel (Retail EDI)
EDI Ritel adalah pertukaran data secara elektronik antar Perusahaan Ritel dengan Mitra Kerjanya, antar komputer, antar aplikasi dengan menggunakan format standard. Mitra kerja tersebut antara lain : Manufaktur, Supplier, Distributor, Pergudangan (Warehousing), Importer, Bank, Perusahaan Transportasi, Direktorat Jendral Pajak, dll.
Pemecahan Masalah
Dari sini bisa dilihat bahwa sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terkait dengan inefisiensi proses bisnis tersebut sebenarnya dapat di kurangi dengan pemanfaatan teknologi, dimana selama ini teknologi dianggap 'mahkluk' aneh yang hanya memboroskan biaya perusahaan. Ini yang perlu diluruskan bahwa penggunaan teknologi sebenarnya sangat penting bagi penyelamatan perusahaan.
Selama ini para pelaku bisnis memiliki metode dokumentasi sendiri-sendiri dan teknologi yang sendiri-sendiri, ada yang sudah sangat canggih, ada yang masih sangat sederhana, dan lain sebagainya, hal ini yang menyulitkan antar pelaku bisnis untuk melakukan proses pertukaran dokumen bisnis, aspek-aspek yang biasanya timbul untuk metode pertukaran ini antara lain:
Banyaknya pihak yang terkait mengakibatkan banyaknya variasi dokumen dan teknologi yang ada Image yang timbul bahwa untuk menyeragamkan pertukaran dokumen ini dibutuhkan investasi teknologi baru yang biayanya tidak sedikit. Hal inilah yang kemudian mengakibatkan juga keengganan pelaku bisnis untuk berubah, karena prinsip 'hari ini sudah berjalan dengan baik' tanpa menghiraukan bahwa sebenarnya 'ada yang lebih baik'.
Tantangan kedepan terutama era perdagangan global seakan-akan tidak dihiraukan. Berangkat dari masalah-masalah ini kemudian timbul suatu teknologi yang efisien untuk dapat membantu meningkatkan sistim dan perilaku bisnis diatas, dimana teknologi ini kemudian dikenal dengan sebutan teknologi EDI yang tujuannya adalah agar pelaku bisnis dapat memanfaatkan teknologi informasi guna meningkatkan produktifitas dan profitabilitas perusahaannya
Manfaat yang didapat
Benefit yang diharapkan dengan ber-EDI-Ritel adalah antara lain:
Dengan EDI-Ritel, akan timbul penghematan biaya proses administratif, yang meliputi penghematan biaya komunikasi yang mungkin selama ini dibutuhkan sebagai sarana konfirmasi dokumen,dsb.
Mengurangi / bahkan menghilangkan biaya komunikasi fax. Dikarenakan tidak ada lagi proses fax dan print, maka otomatis biaya paper printing akan dapat diturunkan. Yang lebih penting lagi, proses kesalahan manusia yang sering terjadi atas proses re-entry dokumen, dalam hal ini biasanya dokumen diterima dari fax kemudian dimasukkan lagi ke aplikasi yang diinginkan, dapat dihilangkan.
Hal-hal tersebut diatas dapat terjadi dikarenakan pada teknologi EDI, aplikasi yang dikirimkan oleh sang pengirim dapat langsung diterima ke aplikasi penerima, tanpa proses re-entry data. Hal ini juga mengakibatkan keterlambatan atau 'delay' dari suatu proses bisnis dapat dikurangi, dimana biasanya terjadi proses menunggu data-entry atau re-enter data dan proses pengiriman dokumen dapat dieliminir dengan kecepatan pertukaran dokumen yang 'just in time'. Di sisi lain hal-hal diatas akan mengakibatkan juga perencanaan bisnis dari pelanggan EDI akan dapat lebih terprediksi karena tidak terjadi lagi 'pemborosan waktu' sehingga dapat meningkatkan produktifitas staff dan meningkatnya hubungan bisnis yang lebih baik, yang pada akhirnya dapat meningkatkan 'market share'.
PT. EDI Indonesia saat ini sudah menangani lebih dari 2.300 pelanggan yang terintegrasi dalam komunitas-komunitas kepabeanan, pelabuhan, bank dan ritel. Dengan keberhasilan ini, saat ini dikembangkan pembangunan backbone EDI melalui internet sebagai highway untuk menghubungkan pelanggan ke pelanggan yang berbasis EDI-VAN. Tujuannya adalah agar dimasa mendatang diharapkan PT. EDI Indonesia dapat menjadi sebuah penyelenggara jasa EDI dan E-commerce yang lengkap dan semakin terpercaya.
Definisi EDI Kepabeanan
EDI Kepabeanan adalah penyerahan pemberitahuan pabean oleh mitra kerja pabean serta pemberian keputusan oleh administrasi pabean dengan menggunakan format standar internasional melalui sistem komputer dan sarana komunikasi data.
Manfaat dan Tujuan
- Pelayanan dokumen pabean lebih mudah dan cepat
- Pengawasan pabean lebih efektif dan efisien
- Peningkatan kelancaran arus barang
- Kemudahan pengumpulan data serta pembentukan sistem informasi dan statistic
- Mengurangi tatap muka (personal contact)
- Meningkatkan citra dan daya saing Indonesia di dunia internasional
Pihak-pihak yang Terlibat
- Direktorat Jenderal Bea dan Cukai
- Masyarakat usaha (importir, eksportir, PPJK, agen pengangkut, pengusaha TPS/TPB)
- Bank
Penyampaian dokumen Pemberitahuan Impor Barang (PIB/BC 2.0) oleh importir atau kuasanya kepada KPBC (Kantor Pelayanan Bea & Cukai) dengan menggunakan sistem EDI telah diterapkan di Jakarta sejak tahun 1997.
Dengan menggunakan sistem EDI, importir mengirimkan CUSDEC (Customs Declaration) yaitu dokumen standar UN/EDIFACT yang digunakan sebagai representasi dokumen PIB kepada KPBC. Selanjutnya KPBC akan memberikan CUSRES (Customs Response) yaitu respon-respon berupa keputusan pabean terhadap dokumen PIB yang diterima.
Pihak-pihak yang Terlibat
- KPBC DJBC
- Importir/PPJK
- Bank Devisa Persepsi
Dokumen yang Dipertukarkan
- CUSDEC
Customs Declaration yaitu dokumen yang merepresentasikan dokumen PIB dalam format standar UN/EDIFACT.
Customs Declaration yaitu dokumen yang merepresentasikan dokumen PIB dalam format standar UN/EDIFACT.
- CUSRES
Customs Response yaitu dokumen yang merepresentasikan dokumen respon dari Bea dan Cukai dalam format standar UN/EDIFACT.
Customs Response yaitu dokumen yang merepresentasikan dokumen respon dari Bea dan Cukai dalam format standar UN/EDIFACT.
Definisi EDI Karantina
EDI Karantina adalah pertukaran data/dokumen secara elektronik antara pihak pengguna jasa, pihak Karantina Pertanian dan pihak Bea dan Cukai.
Manfaat dan Tujuan
- Memberikan pelayanan tanpa kertas (paperless), tanpa antrian (queueless), dan tanpa biaya tinggi (costless)
- Meningkatkan kualitas dan kecepatan pelayanan
- Membantu tersedianya data (informasi) secara baik dan tepat waktu untuk kebutuhan keputusan operasional maupun kebutuhan kebijakan teknis ataupun kebutuhan kebijakan makro
- Meningkatkan citra dan daya saing Indonesia di dunia internasional
Pihak-pihak yang Terlibat
- Balai/Station Karantina
- Masyarakat usaha (importir, eksportir)
- Kantor Pelayanan Bea dan Cukai (KPBC)
Dokumen yang dipertukarkan
- Permohonan Pemeriksaan Karantina (PPK)
Merupakan dokumen Permohonan Pemeriksaan kepada Karantina atas komoditas impor/ekspor/domestik yang wajib diperiksa oleh Karantina
- Response Karantina
Adalah dokumen respon yang diterbitkan oleh Karantina pertanian ditujukan kepada Importir/Eksportir sebagai response atas dokumen PPK yang diterima
